Β.2   ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ & ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

Το γενικότερο αντικείμενο του Τμήματος είναι η τεχνικοεπιστημονική υποστήριξη των πολιτικών οργάνων, των υπηρεσιών και των θυγατρικών φορέων του Δήμου σε ζητήματα:

       α) Σχεδιασμού, προγραμματισμού, παρακολούθησης και αξιολόγησης της δράσης του Δήμου και της τοπικής ανάπτυξης.

       β) Οργάνωσης των πόρων (μέσων) και των διαδικασιών λειτουργίας και διοίκησης του Δήμου.

Το Τμήμα αποτελεί το κέντρο συγκέντρωσης και επεξεργασίας των κάθε είδους πληροφοριών που απαιτούνται για τον αποτελεσματικό σχεδιασμό και την αποδοτική υλοποίηση του δημοτικού προγράμματος.

Ο ρόλος του στις περιπτώσεις αυτές είναι γνωμοδοτικός. Δεν έχει αρμοδιότητες λήψης εκτελεστών από τις λοιπές υπηρεσίες αποφάσεων αλλά μόνον εισηγήσεων προς τα πολιτικά όργανα, και τους θυγατρικούς φορείς του Δήμου και προτάσεων προς τις υπηρεσίες, μετά από σχετική συνεργασία μαζί τους.  Μεριμνά για την έγκαιρη και τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων από τα εκάστοτε αρμόδια όργανα.

Το Τμήμα υλοποιεί προγράμματα, ενέργειες κ.λπ. που δεν είναι δυνατό να υλοποιηθούν από τις επί μέρους μονάδες του Δήμου ή των θυγατρικών φορέων του.

Η διεύθυνση απαρτίζεται από τα παρακάτω τμήματα

• ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ
• ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

B.2.1.  ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

Οι αρμοδιότητες του Τμήματος περιλαμβάνουν:

Επιστημονική υποστήριξη του Προγραμματισμού της τοπικής ανάπτυξης και της δράσης του Δήμου. 

Συγκέντρωση πληροφοριών από το εξωτερικό περιβάλλον του Δήμου που επηρεάζουν τις δραστηριότητες του (π.χ. πλαίσια του εθνικού, περιφερειακού και νομαρχιακού προγραμματισμού, θεσμικό πλαίσιο Τ.Α., χρηματοδοτήσεις, δημόσιες πολιτικές κατευθύνσεις των συλλογικών οργάνων της Τ.Α., προγράμματα φορέων υποστήριξης της Τ.Α., προγράμματα Ε.Ε.).

Συνεχής έρευνα και παρακολούθηση των εξελίξεων στη περιοχή του Δήμου και τεκμηρίωσή τους μέσω της συγκέντρωσης στοιχείων και σύνταξης στατιστικών πινάκων, που περιγράφουν την οικονομική, κοινωνική, πολιτιστική κ.λπ. κατάστασής της.  Συνεχής επικαιροποίηση των στοιχείων και οργάνωσής τους σε ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα.

Φροντίδα για τη συγκέντρωση μελετών και τεχνογνωσίας που είναι δυνατόν να βοηθήσουν τις επιδιώξεις του Δήμου (π.χ. κλαδικές και αναπτυξιακές μελέτες, έρευνες, ειδικές μελέτες διαμόρφωσης και τυποποίησης τεχνογνωσίας στο χώρο της Τοπικής Αυτοδιοίκησης κ.λπ.).

Διεξαγωγή ερευνών των αναγκών των δημοτών και καταγραφή αιτημάτων και προτάσεων μέσω συναντήσεων, επαφών, ημερίδων κ.λπ. με τους κατοίκους και τους τοπικούς φορείς. Επεξεργασία των προηγούμενων στοιχείων και πληροφοριών και εξαγωγή συμπερασμάτων ως προς τις πραγματικές ανάγκες των δημοτών και της περιοχής του Δήμου.

Επισήμανση προβλημάτων, διερεύνηση αιτιών, ανάλυση δυνατοτήτων και προοπτικών ανάπτυξης.  Εισήγηση προς τα αρμόδια όργανα εναλλακτικών λύσεων και σχεδίων παρέμβασης για την αντιμετώπιση των προβλημάτων.  Εκτίμηση των θετικών και αρνητικών επιπτώσεων των προτεινόμενων λύσεων.

Διατύπωση προτάσεων και εισηγήσεων προς τα πολιτικά όργανα σ’ όλες τις περιοχές άσκησης πολιτικής. Συγκέντρωση του σχετικού υλικού που απαιτείται για την τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων από το Δ.Σ. , τη  Δ.Ε. και τις Επιτροπές του Δημοτικού Συμβουλίου.

Συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση των θετικών/αρνητικών επιπτώσεων των προγραμμάτων που υλοποιούν ο Δήμος, άλλοι τοπικοί φορείς, υπερτοπικοί  φορείς που παρεμβαίνουν στην περιοχή.

Συνεχής συγκέντρωση στοιχείων, ανάλυση, επεξεργασία και εξαγωγή συμπερασμάτων για την ποιότητα των κάθε φύσης υπηρεσιών  που παρέχονται προς τους πολίτες τόσο από τις δραστηριότητα του Δήμου όσο και από τις δραστηριότητες άλλων φορέων τοπικού ενδιαφέροντος  (δημόσιων, κοινωνικών, ιδιωτικών) εκτός του Δήμου.

Εισήγηση και διενέργεια διαδικασιών ανάθεσης ορισμένων από τις δραστηριότητες  του Τμήματος σε εξειδικευμένο επιστημονικό δυναμικό εκτός  Δήμου όταν απαιτείται. Συνεργασία, παροχή κατευθύνσεων και παρακολούθηση του εξειδικευμένου αυτού επιστημονικού δυναμικού. Σύνταξη ή ανάθεση σύνταξης Οικονομικών Μελετών Επενδύσεων του Δήμου.

Το τμήμα επίσης μεριμνά για την χάραξη της οικονομικής πολιτικής του Δήμου κυρίως δε την χρηματοδότηση των Προγραμμάτων του Δήμου όπως το Τεχνικό, το Κοινωνικό πρόγραμμα κλπ.

Παρακολουθεί τα θέματα της Ευρωπαϊκής Ένωσης σε σχέση με τα συμφέροντα του Δήμου, επιλαμβάνεται της διασύνδεσης και επικοινωνίας  με τους Εθνικούς Συντονιστές και τα αρμόδια Κοινοτικά όργανα και εισηγείται ανάλογα στο Δήμαρχο και το Δημοτικό Συμβούλιο.

Ερευνά για την εξεύρεση πόρων, την ένταξη έργων σε Εθνικά και Ευρωπαϊκά Προγράμματα. Ενημερώνει τη Δημοτική Αρχή για τα προγράμματα της Ε.Ε. που θα μπορούσαν να έχουν ενδιαφέρον για το Δήμο, καταρτίζει αιτήσεις συμμετοχής-χρηματοδότησης σε προγράμματα της Ε.Ε. και παρακολουθεί την εξέλιξη της υλοποίησης τους. 

B.2.2.  ΓΡΑΦΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

Το τμήμα αυτό ασχολείται με τον εσωτερικό έλεγχο του συνόλου  των διαδικασιών, των κανόνων, των μεθόδων και των επαληθεύσεων που διασφαλίζουν στο Δήμο την ορθότητα της λειτουργίας, την προστασία της περιουσίας του και την αποτελεσματική εφαρμογή των αποφάσεων.  Έχει την ευθύνη της εφαρμογής και αξιολόγησης του συστήματος διοίκησης.

Ο εσωτερικός έλεγχος συνίσταται σε έλεγχο της διαχείρισης, όχι απευθείας των αποτελεσμάτων, αλλά των διαδικασιών και των μεθόδων που χρησιμοποιήθηκαν, αξιολόγηση αυτών σε σχέση με το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον και με τον τρόπο εκμετάλλευσης των χρησιμοποιούμενων πηγών.

Το γραφείο Εσωτερικού Ελέγχου συνεργάζεται άμεσα με τις αρμόδιες κρατικές υπηρεσίες και δή την Επιτροπή του άρθρου 18 του Ν.2218/94 και του Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

Στις αρμοδιότητες του τμήματος συγκαταλέγονται οι:

Τεχνικοεπιστημονική υποστήριξη της οργάνωσης και των διαδικασιών διοίκησης και λειτουργίας του Δήμου. Υποστήριξη των υπηρεσιών για τη σύνταξη Κανονισμών Λειτουργίας.

Εκπόνηση/επίβλεψη μελετών που αφορούν την βελτίωση της εσωτερικής οργάνωσης του Δήμου (κανονισμοί, δομές, διαδικασίες, μέθοδοι εργασίας, ροή πληροφοριών κλπ).  Επίβλεψη εφαρμογής των οργανωτικών βελτιώσεων.

Παρακολούθηση της εφαρμογής και των μεταβολών της οργανωτικής δομής και στελέχωσης των υπηρεσιών του Δήμου.  Παρακολούθηση της κατανομής  των θέσεων εργασίας και των στελεχών που ασχολούνται σ’ αυτές.

Καταγραφή σε συνεργασία με τους προϊσταμένους των υπηρεσιών των διαδικασιών λειτουργίας του Δήμου.  Συνεχής συγκέντρωση στοιχείων, ανάλυση, επεξεργασία και εξαγωγή συμπερασμάτων και εκτιμήσεων που αφορούν την απόδοση των υπηρεσιών του Δήμου (οργάνωση στελέχωση, τεχνικά μέσα κ.λ.π.)

Ανάλυση των επιμέρους ενεργειών κάθε διαδικασίας με σκοπό τον εντοπισμό εναλλακτικών τρόπων επίτευξης του ίδιου ή καλύτερου αποτελέσματος (ποιότητα, ποσότητα) με μεγαλύτερη οικονομία πόρων και χρόνου.  Ενημέρωση των πολιτικών οργάνων και των προϊσταμένων των Υπηρεσιών σε θέμα οργάνωσης/διοίκησης με σκοπό την υιοθέτηση πρακτικών διοίκησης που προωθούν την ποιότητα της εργασιακής ζωής και την αποδοτικότητα των Δημοτικών υπηρεσιών (π.χ. κίνητρα, κατάλληλες συνθήκες εργασίας , ομαδικό πνεύμα, αναγνώριση προσπαθειών).

 Συνεχής αξιολόγηση της ποιότητας των παρεχομένων από το Δήμο υπηρεσιών και μέριμνα για την τη διαδικασία λήψης πιστοποίησης παροχής υπηρεσιών, την διασφάλιση εφαρμογής της και τη διατήρηση της πιστοποίησης.